Pligt til opbevaring af selskabsdokumenter
Pligt til opbevaring af selskabsdokumenter
Pligt til opbevaring af selskabsdokumenter: Selskabslovens §§ 17 – 19 fastlægger en forpligtelse for Selskabets direktion til at sørge for opbevaring af selskabsdokumenter på betryggende vis i 5 år. De 5 år regnes fra fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Selskabslovens § 17
Kapitalselskabets direktion skal sørge for, at selskabsdokumenter opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende selskabsdokumenter
Hvad er selskabsdokumenter?
Selskabsdokumenter defineres nu i Selskabslovens § 5 # 30, som de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.
Selskabslovens § 5, nr. 30)
Selskabsdokumenter: De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.
Det handler om alle dokumenter i henhold til Selskabsloven (…i henhold til denne lov…).Det handler ikke om dokumenter i henhold til andre love, for eksempel bogføringslov. Men det handler også om de dokumenter revisor udformer (…at lade udarbejde… ). Det kunne være en vurderingsberetning eller en erklæring som indhentes.
Eksempler på selskabsdokumenter
Selskabsdokumenter kan være stiftelsesdokument, vedtægter, protokoller (generalforsamlingsprotokol / referat fra generalforsamlingen), ejerbogen, årlige redegørelser for tjek af reelle ejere, m.v.
Pligt til opbevaring af selskabsdokumenter – hvem har pligt?
Pligten til opbevaring af selskabsdokumenter påhviler direktionen. Præcis som direktionen har samme pligt til opbevaring af regnskabsmateriale i henhold til bogføringslovens §§ 12 – 17.
Hvordan skal opbevarede selskabsdokumenter opbevares?
Det følger direkte at § 17, at opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af de pågældende selskabsdokumenter. Med andre ord skal dokumenterne opbevares så de beskyttes mod tyveri, brand og anden ødelæggelse. Opbevares selskabsdokumenter digitalt, skal du tage back-up.
Selskabsdokumenterne skal uden vanskelighed kunne gøres tilgændelige for offentlige myndigheder
Det følger af Selskabslovens § 18, at selskabsdokumenterne skal opbevares på en sådan måde, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt. Og opbevarer man dokumenterne på papir, så går det ikke, at papirerne ligger i Dubai; de skal opbevares her i landet.
Selskabslovens § 18
Stk. 1. Selskabsdokumenter skal opbevares på en sådan måde, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige her i landet for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne.
Stk. 2. Opbevares selskabsdokumenterne ikke i elektronisk form, skal de opbevares i papirform her i landet
Hvad sker ved selskabets ophør?
Det følger af Selskabslovens § 19, at ophører selskabet, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med Selskabsloven.
Opløses et selskab ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne. Det kunne være eneejeren af selskabet.
Selskabslovens § 19, stk. 1.:
Ophører selskabet, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med denne lov. Opløses et selskab ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne
Det er nok ret væsentligt at notere sig, at du som direktør i et selskab, der tvangsopløses, har pligt til at opbevare alle selskabsdokumenter i 5 år.
Hvad sker der når direktionen udskiftes?
Det følger direkte af Selskabslovens § 19, stk. 2, at i andre tilfælde (end ophør), hvor direktionen fratræder, skal medlemmerne af den fratrædende direktion sørge for, at selskabsdokumenterne for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med selskabsloven. Når en ny direktion afløser en fratrædende direktion, skal medlemmerne af den fratrædende direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion. § 19, stk. 2 har følgende ordlyd:
Selskabslovens § 19, stk. 2.
I andre tilfælde, hvor direktionen fratræder, skal medlemmerne af den fratrædende direktion sørge for, at selskabsdokumenterne for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med denne lov. Når en ny direktion afløser en fratrædende direktion, skal medlemmerne af den fratrædende direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion.
Hvem påser om det her overholdes? Erhvervsstyrelsen!
I henhold til Selskabslovens § 23 a fører Erhvervsstyrelsen kontrol med overholdelsen af Selskabsloven og regler fastsat i medfør heraf, herunder registreringspligtige oplysninger og selskabsdokumenter, der kræves i henhold til denne lov. Og gør de så det, ja det gør de faktisk. Mere herom nedenfor.
Selskabslovens § 23 a
Erhvervsstyrelsen fører kontrol med overholdelsen af denne lov og regler fastsat i medfør heraf, herunder registreringspligtige oplysninger og selskabsdokumenter , der kræves i henhold til denne lov.
Konsekvensen – hvis man ikke lever op til pligten til opbevaring
Overholder du ikke pligten til opbevaring af selskabsdokumenter.. Tvangsopløsning
Hvis du ikke overholder pligten til opbevaring af selskabsdokumenter, så kan selskabet ryge i tvangsopløsning.
Det følger direkte af Selskabslovens § 225, nr. 6, at har selskabet ikke har opbevaret selskabsdokumenter i henhold til § 17 eller opbevaringen er mangelfuld eller dokumenterne er mangelfulde, så kan Erhvervsstyrelsen anmode skifteretten om at opløse selskabet, om fornødent efter § 226.
Selskabslovens § 225, stk. 1, + nr. 6 + stk. 2.:
Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse et kapitalselskab, om fornødent efter § 226, hvis …
6) kapitalselskabet ikke har opbevaret selskabsdokumenter i henhold til § 17 eller opbevaringen er mangelfuld eller dokumenterne er mangelfulde, …
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte en frist, inden for hvilken kapitalselskabet kan afhjælpe en mangel efter stk. 1. Afhjælpes manglen ikke senest ved udløbet af den af styrelsen fastsatte frist, kan styrelsen træffe beslutning om tvangsopløsning
Det er praksis (2023) i Erhvervsstyrelsen af fastsætte en frist på 4 uger.
Konkurskarantæne – måske endnu et søm i kisten?
En direktør kan i falde konkurskarantæne. Konkurskarantæne pålægges med hjemmel i konkurslovens § 157. Denne artikel handler ikke om konkurskarantæne, men konkurskarantæne kan pålægges dig som leder (direktør), hvis det må antages, at du på grund af groft uforsvarlig forretningsførelse er uegnet til at deltage i ledelsen af en erhvervsvirksomhed.
I de konkurskarantænesager jeg kører for uheldige direktører, kommer det ofte op, at tilsidesættelse i væsentligt omfang af forpligtelser med hensyn til bogføring, regnskabsaflæggelse, momsangivelse og momsafregning og indeholdelse og afregning af A-skat være udtryk groft uforsvarlig forretningsførelse. For eksempel fordi virksomhedens bogføring eller bogføringsmateriale er bortkommet. Og direktøren kan så ikke rigtig fremkomme med en troværdig forklaring på, hvorfor virksomhedens bogføringsmateriale er blevet stjålet. Foreløbig har jeg ikke hørt en kurator påberåbe sig ovenstående, men det kommer nok.
Er du fratrædende direktør?
Jeg ville selv sørge for at få en kvittering fra den tiltrædende direktør for dennes modtagelse af selskabsdokumenter og dennes påtagelse af forpligtelse til opbevaring af selskabsdokumenter. Gad vide, hvor mange der husker det, og hvor mange der husker compliance forpligtelsen i direktørkontrakten?
Spørgsmål?
Brug bare kommentarfeltet – eller ræk ud på 21 60 49 83.
