Resumé for advokater: Adgang til oplysninger om reelle ejere (efter lukning for offentligheden)

Hvad ændrer sig?

• Den åbne, offentlige opslagadgang lukkes. Herefter er adgang alene for særlige grupper: kompetente myndigheder, forpligtede enheder (hvidvaskloven), personer/virksomheder med legitim interesse, samt den kombinerede kategori for dem, der både er forpligtede og har legitim interesse. Dette fremgår af vejledningens struktur (kapitel 1.1–1.4).

Hvilke veje har advokater til adgang?

A. Som “forpligtet enhed” (hvidvaskloven)

• Advokatvirksomheder er forpligtede enheder, når de udfører opgaver omfattet af hvidvaskloven (kundekendskab m.v.). I den egenskab kan der gives adgang til oplysninger om reelle ejere med henblik på at opfylde KYC/AML-pligter. Vejledningen angiver adgangen for forpligtede enheder som en særskilt kategori.

B. Som “legitim interesse”

• Uden for AML-situationen kan advokater søge adgang efter “legitim interesse” – typisk ifm. varetagelse af et konkret retskrav eller forebyggelse/opklaring af misligholdelse/bedrageri på klientens vegne. Vejledningen behandler legitim interesse som selvstændig adgangsvej.

C. Kombinationskategorien

• Hvis både AML-formål og legitim interesse er relevant i samme sag/organisation, behandles det i en særskilt underkategori, fordi krav til dokumentation kan kumuleres

Hvad får man adgang til (datapunkter og omfang)?

• Registret omfatter reelle ejeres identitet og karakteren af ejer-/kontrolrettigheder. Offentligheden vil ikke længere kunne slå op; de nævnte kategorier kan få formålsbestemt adgang. (Vejledningen beskriver, at oplysningerne er begrænsede og formålsbundne; udvidet personfølsom information er forbeholdt myndigheder/AML-brug, jf. kapitel 1).

Processen – sådan søger et advokatkontor adgang

1) Som forpligtet enhed (AML)

• Formål: Kundekendskab/overvågning (KYC/AML) ifm. klientforhold.

• Adgangstype: Løbende/operativ adgang knyttet til virksomhedens AML-arbejde (ikke fri søgning; kun til konkrete behov).

• Typisk dokumentation (som vejledningen peger på i de afsnit, der vedrører forpligtede enheder og ansøgningsvejledninger):

  • Identifikation af virksomheden (CVR, kontakt, ansvarlig enhed/partner).

  • Henvisning til forpligtet enheds-status (advokatvirksomhed under tilsyn).

  • Beskrivelse af formål og behandlingsgrundlag (AML-pligter) og intern politik for adgang/logning.

  • Oplysning om hvem i virksomheden der skal have brugeradgang og hvordan adgang kontrolleres/logges.

Bemærk: Vejledningen indeholder bilag med praktiske anvisninger (Q&A og miniguide til ansøgning), som præciserer ansøgningsmateriale og procestrin.

2) Som “legitim interesse”

• Formål: Varetagelse af et klart defineret retskrav eller beskyttelse mod konkret retlig risiko for en klient (fx svig, misbrug af selskabskonstruktioner, omstødelse).

• Adgangstype: Sagsbestemt (ofte tidsbegrænset eller “one-off” pr. sag).

• Typisk dokumentation:

  • Sagsfremstilling: Hvad er det konkrete retskrav/risiko? Hvorfor er ejeroplysninger nødvendige og proportionale?

  • Bilag: Relevante kontrakter, fuldmagter, korrespondance, processkrifter el.lign., der underbygger legitim interesse.

  • Dataminimering: Afgrænsning af enheder/personer til det nødvendige.

  • Fortrolighed: Vilkår for intern deling/opbevaring og tidsbegrænsning.

Brugsvilkår og compliance (centralt for advokater)

• Formålsbegrænsning: Oplysninger må kun bruges til det angivne formål (AML eller konkret retskrav).

• Logning & sporbarhed: Adgang bør være personligt knyttet, med log over opslag og sagshenvisning. (Vejledningen adresserer styring/afgrænsning af adgang i bilag/afsnit om proces og kontrol).

• Opbevaring og sletning: Kun så længe sagligt nødvendigt; herefter sletning/arkivering iht. klient- og AML-regler.

• Sanktioner: Misbrug eller uforholdsmæssige opslag kan medføre afslag, inddragelse af adgang og evt. tilsynsmæssige/strafferetlige konsekvenser. (Vejledningen omtaler restriktioner og kontrol i adgange/ansøgningsafsnit).

Praktisk tjekliste til jeres kontor (klar til brug 01.09.2025)

A. AML-sporet (forpligtet enhed)

1. Udpeg adgangsansvarlig partner/MLRO og definer rollefordeling.

2. Beskriv formål (KYC/overvågning) og dataminimering skriftligt.

3. Fastlæg adgangspolitik: hvem må slå op, hvordan journalføres opslag (sagsnr., klient, formål).

4. Sæt logning op (personligt login, revisionsspor).

5. Indsend ansøgning med dokumentation som ovenfor (CVR, tilsyn, politikker).

B. Legitim-interesse-sporet (pr. sag)

1. Udarbejd sagsnote: retskrav/risiko + begrundelse for nødvendighed.

2. Indsaml bilag (fuldmagt, kontrakt, procesdokumenter).

3. Indsend anmodning for de konkret relevante enheder og tidsafgræns adgangen.

4. Dokumentér brug af data i jeres sagsmappe, og slet/arkivér rettidigt.

Som advokat er KYC-processen og overholdelse af hvidvasklovens krav helt centralt – læs mere i vores guide til kundekendskabsprocedurer (KYC) og forstå, hvordan det offentlige ejerregister har ændret sig i vores ejerregister-guide.”

Mere info: https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-adgang-til-oplysninger-om-reelle-ejere